Email come strumento di relazione

Email come strumento di relazione

Per scrivere una email non basta saper usare correttamente l’italiano. Progettarla, prima, e scriverla, dopo, è un esercizio relazionale importantissimo.

Quante volte ci scopriamo a rimuginare per una mail che ci hanno scritto e che ci ha dato fastidio? Quante volte ci capita di morderci le mani perché abbiamo risposto sull’onda della rabbia con “quel tono”, cioè quello che riserviamo alle situazioni in cui vogliamo davvero litigare?

In un’epoca in cui scriviamo tanto e facciamo conoscere la nostra opinione sul mondo usando con facilità gli strumenti social, io credo ancora molto nel “potere” della vecchia cara email. Le riserviamo spesso la funzione di spiegare meglio, di dirimere dubbi amletici, di ripristinare situazioni contorte e anche di veicolare contenuti più intimi. Contemporaneamente è tramite l’email che  molti clienti preferiscono lamentarsi di un disservizio o di un prodotto che non ripaga le attese.

Maneggiare con cura, quindi, perché l’email diventa la diretta estensione di come impostiamo le nostre relazioni in generale. Attraverso le parole che usiamo, la lunghezza o la brevità delle nostre frasi, l’uso che facciamo dello spazio, il tono che scegliamo diciamo tantissimo di come vediamo noi stessi e gli altri.

Molti sostengono che quando si scrive una email di lavoro basta stare sul pezzo e lasciar fuori le emozioni.
In realtà non si può. Perché anche se scrivi una mail saluti-contenuto di tre righe-saluti stai esprimendo uno stato d’animo. Magari non ci hai mai pensato, ma un testo del genere è una bomba che prima o poi ti tornerà con gli interessi. Perché se va bene comunichi fretta, se va male chiusura, indifferenza al confronto, indisponibilità a uno scambio col destinatario.

Il contenuto più interessante del mondo non serve a nulla se non riesci a veicolarlo in modo che il tuo lettore si senta coinvolto. E questo è importantissimo, quando scrivi a qualcuno al quale chiedi di fare qualcosa per te!

Ciao Carla,
ti mando quegli avvisi di cui avevamo parlato l’altra settimana alla macchinetta del caffè. Vedi tu quello che puoi fare, ricordati solo che il 10 di questo mese scadono tutte le password e il lavoro che ho fatto fino a oggi non servirà più.
Un saluto,
Gabry

– Non mi sembra che sia una mail offensiva per il destinatario
– Da che cosa lo deduci?
– Voglio dire che chi ha scritto fa riferimento a qualcosa del quale avevano già parlato e ricorda solo che cosa succede se non rispettano la scadenza. Non penso che sia necessario diventare melensi anche solo per dire due parole a un collega
– Secondo te un collega è diverso da un cliente?
– Ma certo! Il collega magari ci conosce da anni e sa che siamo fatti così. È abituato al nostro modo di scrivere e mica si offende.

Questa obiezione l’ho sentita decine di volte da quando faccio formazione sui temi della scrittura efficace e il nodo sta tutto qui: quando scriviamo, ogni destinatario è un nostro cliente!

A noi serve come l’aria impostare buone relazioni con le persone, e non solo perché così facendo è più facile ottenere ciò che vogliamo. Fare di tutto per migliorare i rapporti con gli altri è la strada maestra per raggiungere il nostro vero obiettivo che, dichiarato o meno, è vivere meglio, con più serenità. E impostare migliori relazioni con le persone significa dare ascolto non solo alle nostre imprescindibili scadenze, ma anche al bisogno dei nostri interlocutori di avere considerazione e rispetto. Quello che, poi, in realtà vogliamo noi, giusto?

Conoscere i meccanismi che si innescano quando usiamo determinate parole o espressioni ci aiuta a prendere consapevolmente una strada: possiamo anche optare per quella che ci porta al conflitto, se è lì che vogliamo arrivare. Ma nella maggior parte dei casi facciamo il possibile perché tutto fili liscio, in tempi brevi, e senza troppo dispendio di energie.

Basta poco ad accendere la miccia: quando in una frase inseriamo un “ma”, come d’incanto chi ci legge si scorda di tutto ciò che abbiamo scritto prima e si concentra a pugni chiusi in attesa della mazzata che sa già arriverà (e vale anche quando parliamo, eh!).

E basta poco anche per cambiare il segno a una lamentela: ad esempio, nella risposta potrò adoperare consapevolmente i tempi verbali. Sposterò nel passato i problemi, con il passato remoto o l’imperfetto; userò il presente per assumermi responsabilità o ribadire impegni presi; con il futuro aprirò una finestra luminosa sulle opportunità ancora tutte da cogliere.

Io dico che le email si scrivono, si leggono e si ascoltano. E se è necessario si coccolano anche un po’. Questo è il segreto 😉

+++

Questi argomenti li affronterò nel mio nuovo corso “Email come strumento di relazione”. Io lo amo tanto perché è il frutto di due esperienze formative davvero molto ben riuscite: una in Kristalia, l’altra alla Fratelli Damiano.

foto di Marco Borgna

4 commenti

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  1. Questa pagina è utilissima! Complimenti!

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